Fühlst du dich oft den ganzen Tag beschäftigt, findest aber kaum echte Fortschritte? Arbeitest du konstant, wirst aber ständig von Ablenkungen unterbrochen – und fragst dich am Ende des Tages: „Habe ich überhaupt etwas erledigt?“ In einer Welt voller E-Mails, Telefonanrufe und der ständigen Verlockung des Smartphones fällt es uns schwer, den nötigen Fokus zu bewahren und gleichzeitig gelassen zu bleiben. Doch es gibt Wege, um deine Konzentration zu schärfen und mehr Ruhe in deinen Arbeitsalltag zu bringen.
Warum fokussiertes Arbeiten und Gelassenheit miteinander verbunden sind
Unser moderner Arbeitsalltag ist geprägt von ständiger Ablenkung. Jede Unterbrechung – sei es ein Anruf, eine E-Mail oder sogar das bloße Vorhandensein des Smartphones – verursacht sogenannte Wechselkosten. Das bedeutet, dass dein Gehirn jedes Mal Zeit und Energie aufwenden muss, um nach einer Unterbrechung wieder in den Flow zu kommen. Das führt zu verminderter Produktivität und erhöhter Stressbelastung. Außerdem schaffen wir es nicht, wirklich intensiv über ein Thema nachzudenkenden, wenn wir ständig zwischen den Aufgaben hin und her wechseln, oder durch etwas Äußeres unterbrochen werden. Dies bedeutet auch, dass unsere Arbeitsqualität leidet.
Doch fokussiertes Arbeiten ist nicht nur eine Frage der Produktivität, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle für deine mentale Gesundheit. Wenn du deine Aufmerksamkeit gezielt auf eine Aufgabe richtest und dabei gleichzeitig bewusst für Entspannung sorgst, kannst du deine Arbeitsqualität nachhaltig verbessern und gleichzeitig Stress reduzieren. Ein strukturierter Arbeitsablauf und regelmäßige Pausen helfen dir, langfristig gelassener und erfolgreicher zu sein.
7 praktische Tipps für mehr Fokus und Gelassenheit im Job
1. Lege dein Smartphone weit weg
Dein Smartphone ist eine der größten Ablenkungen im modernen Büroalltag. Untersuchungen zeigen, dass allein die Nähe des Gerätes deine kognitive Leistung – also dein Denken – beeinträchtigen kann. Selbst wenn du nicht aktiv darauf zugreifst. Vermutlich, weil der Sog einfach so stark ist. Es könnte ja sein, dass wir etwas verpassen, sodass der Fokus auch immer etwas auf dem Handy liegt.
Strategie: Lege dein Smartphone in einen anderen Raum oder in eine Schublade, wenn du dich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren musst.
Durch diese einfache Maßnahme kannst du einen Großteil der Wechselkosten eliminieren und deine volle Aufmerksamkeit auf deine Arbeit richten.
Natürlich ist dies nicht immer machbar. Wenn du erreichbar sein musst oder vielleicht sogar im Social Media Bereich arbeitest, kannst du nicht den ganzen Tag dein Handy weglegen. Logisch. Versuche stattdessen kleine Zeitblöcke in deinen Arbeitstag einzubauen, in denen du versuchst nicht auf das Smartphone zu schauen.
2. Plane feste Zeiten und nutze Zeitblöcke
Ein strukturierter Tagesplan ist unerlässlich, wenn du deine Produktivität steigern und gleichzeitig gelassener bleiben willst.
Kalender Blocking: Reserviere feste Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben in deinem Kalender. So weißt du genau, was wann erledigt werden muss und kannst dich voll und ganz darauf konzentrieren. Trag dir nicht nur Termine mit anderen Menschen in den Kalender, sondern auch Termine mit Aufgaben.
Feste Pausen einplanen: Plane unbedingt Pausen ein, um deinem Gehirn regelmäßige Erholungsphasen zu gönnen. Pro-aktiv geplante Pausen, sorgen dafür, dass du sie wahrscheinlicher einhältst.
Mit klar definierten Arbeitszeiten und festen Pausen vermeidest du das Gefühl, dass dein ganzer Tag in einem unstrukturierten Chaos endet. Weiterer Vorteil: Wenn du anfängst feste Zeiten für deine Aufgaben einzuplanen, wirst du Stück für Stück auch immer besser einschätzen können, wie lange du tatsächlich für bestimmte Aufgaben benötigst. Das erleichtert dir zukünftige Planung.
3. Bündele deine Aufgaben – Vermeide Multitasking
Multitasking klingt effizient, ist aber oft ein Trugschluss, der zu kontinuierlichen Unterbrechungen führt. Denn normalerweise verarbeitet dein Gehirn Aufgaben doch nacheinander. Es fühlt sich nur oft so an, als würdest du die Aufgaben tatsächlich gleichzeitig machen, weil dein Gehirn sehr schnell ist. Aber dieser ständige Wechsel zwischen den Aufgaben ist wahnsinnig anstrengend.
Task-Batching: Gruppiere ähnliche Aufgaben und erledige sie in einem Rutsch. Beispielsweise kannst du alle E-Mails nacheinander bearbeiten oder alle Telefonate hintereinander führen. Dadurch reduzierst du die Wechselkosten und kannst besser in die Materie eintauchen
4. Nutze die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Methode, um fokussiert zu arbeiten, indem du deine Arbeitszeit in feste Intervalle unterteilst. Benannt wurde sie nach einer Küchenuhr in Form einer Tomate – Pomodoro.
Vorgehensweise: Arbeite 20 bis 25 Minuten intensiv an einer Aufgabe und mache dann eine 5-minütige Pause. Nach vier dieser Intervalle solltest du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten einlegen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass du in den fünf Minuten „echte“ Pausen machen musst. Nicht alle Jobs lassen das zu. Es geht besonders darum, deinen Fokus für 20-25 Minuten auf eine bestimmte Aufgabe zu legen und dich zum Beispiel währenddessen nicht durch e-Mails ablenken zu lassen.
Du kannst dir natürlich einen einfachen Timer stellen oder auf die Uhr schauen. Ansonsten gibt es inzwischen auch wirklich viele Apps oder sogar Browser Extensions, die du dafür nutzen kannst.
5. Delegiere und priorisiere deine Aufgaben
Nicht jede Aufgabe muss von dir persönlich erledigt werden. Um deinen Fokus zu schärfen, ist es entscheidend, zwischen den wirklich wichtigen Aufgaben und den weniger relevanten zu unterscheiden.
Bei all deinen Aufgaben, frag dich: Muss das überhaupt erledigt werden? Muss das in dem Umfang erledigt werden? Muss Ich das unbedingt erledigen?
Gewöhne es dir an, dich regelmäßig zu fragen, ob die Aufgaben wirklich erledigt werden müssen und besonders in dem Umfang. Musst du wirklich eine Torte zum Geburtstag deiner Freundin selbst backen oder reicht es vielleicht auch, wenn du einen Kuchen kaufst
6. Schaffe Ordnung und optimiere deinen Arbeitsplatz
Ein aufgeräumter und organisierter Arbeitsplatz ist ein weiterer Schlüssel zu mehr Fokus und Gelassenheit. Räum deinen Arbeitsplatz regelmäßig auf, um visuelle Ablenkungen zu minimieren. Auch auf deinem Computer sollten Dateien und Ordner strukturiert sein – so sparst du Zeit bei der Suche nach wichtigen Dokumenten.
Eine saubere und organisierte Umgebung unterstützt nicht nur die Konzentration, sondern reduziert auch den mentalen Stress, der mit Unordnung einhergeht.
7. Gönne dir ausreichend Pausen und sorge für einen guten Feierabend
Regelmäßige Pausen und ein klar strukturiertes Feierabend-Ritual sind entscheidend, um langfristig fokussiert und entspannt zu bleiben.
Pausen machen: Plane bewusst kurze Pausen während deiner Arbeitsphasen ein – nutze diese, um dich zu dehnen, frische Luft zu schnappen oder kurze Achtsamkeitsübungen durchzuführen. Wichtig: Nimm dir die Pausen, auch wenn du dich vielleicht noch gar nicht erschöpft fühlst. Dein Handy lädst du auch nicht erst auf, wenn du nur noch 5% hast.
Feierabend-Ritual: Entwickle eine Routine, um den Arbeitstag abzuschließen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass du deinen Schreibtisch aufräumst, eine To-Do-Liste für den nächsten Tag erstellst, einen Spaziergang oder eine kleine Yoga-Einheit machst. Es geht hier besonders darum, dass du eine „Grenze“ zwischen Arbeit und Freizeit herstellst. Eine To-Do Liste für den nächsten Tag zu schreiben und damit einen klaren Plan zu haben, was am nächsten Tag passiert, hilft dir Abends abzuschalten.
Weitere Tipps für mehr Gelassenheit im Job
Neben den oben genannten Methoden für fokussiertes Arbeiten gibt es noch weitere Ideen, die dir helfen, mit dem alltäglichen Stress besser umzugehen und mehr Gelassenheit zu finden:
1. Steh früh genug auf
Ein ruhiger Start in den Tag kann Wunder wirken. Wenn du dir morgens 10 Minuten extra Zeit nimmst, um in Ruhe zu duschen, zu frühstücken und dich mental auf den Tag vorzubereiten, kommst du gelassener an deinen Arbeitsplatz. Wenn du deinen Tag bereits gestresst und abgehetzt startest, ist es wahrscheinlich, dass sich dieses Muster durch den Tag zieht.
2. Bereite deinen Tag am Abend vor
Lege abends alles bereit, was du für den nächsten Tag brauchst – das Outfit, die Arbeitstasche, eventuell notwendige Unterlagen. So sparst du morgens Zeit und musst nicht in Hektik erst einmal entscheiden, was du alles noch mitnehmen musst.
3. Verändere deinen Arbeitsweg
Wenn es möglich ist, starte deinen Tag zu einer Zeit, in der weniger Menschen unterwegs sind. Ein ruhiger Arbeitsweg, sei es mit dem Fahrrad, Bus oder Zug, kann deinen Stress erheblich reduzieren und dir einen entspannten Start in den Tag ermöglichen. Ich weiß inzwischen ganz genau, wann die Straßen voll sind, wenn ich das Haus verlasse. Weil ich das stressig finde, vermeide ich diese Zeiten.
4. Mach vernünftige Pausen
Achte darauf, regelmäßig echte Pausen zu machen – nicht nur nebenbei zu essen oder ein kurzes Nickerchen zu machen, sondern wirklich abzuschalten. Nutze Pausen zum Beispiel um kurz spazieren zu gehen oder dich zu dehnen. Dies fördert nicht nur deine Konzentration, sondern auch deine allgemeine Gesundheit.
5. Führe einen „Körper-Check“ durch
Nimm dir zwischendurch einen Moment Zeit, um bewusst in dich hineinzuhören. Bemerke, ob du verspannt bist, ob deine Schultern hochgezogen sind oder ob du tief durchatmen musst. Versuch alles, was du anspannst, ganz bewusst locker zu lassen. Ein kurzer „Körper-Check“ kann dir helfen, Stress frühzeitig zu erkennen und aktiv dagegen anzugehen.