Überforderung ist ein weit verbreitetes Phänomen – sei es im Beruf, im Studium oder im Alltag. Wenn dir scheinbar alles gleichzeitig vor die Füße fällt und du nicht weißt, wo du anfangen sollst, hilft dir ein klarer Plan und eine strukturierte Herangehensweise.
Warum das Setzen von Prioritäten so wichtig ist
Wenn du dich überwältigt fühlst, liegt das oft daran, dass du versuchst, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen – und dabei den Überblick verlierst. Klar strukturierte Prioritäten helfen dir:
- Stress zu reduzieren: Ein klarer Plan schafft Ruhe, weil du weißt, was wann zu tun ist.
- Effizienz zu steigern: Du konzentrierst dich zuerst auf die wirklich wichtigen Aufgaben und vermeidest, in unwichtige Details zu verfallen.
- Erfolgserlebnisse zu sammeln: Indem du Aufgaben nacheinander abarbeitest, schaffst du kleine Erfolge, die dein Selbstvertrauen stärken.
Schritt 1: Schreib alles auf
Der erste und wichtigste Schritt, um deine Prioritäten zu setzen, ist es, alles aufzuschreiben, was du erledigen musst. Nimm dir einen großen Zettel, ein Whiteboard oder öffne ein digitales Dokument und notiere alle Aufgaben, die dir in den Sinn kommen. Schreib wirklich alles runter, was dir einfällt.
Dabei solltest du auch Dinge aufnehmen, die auf den ersten Blick unwichtig erscheinen, wie z. B. „Fotoalbum von der letzten Reise fertigstellen“. Oft hilft es, später zu erkennen, welche Aufgaben tatsächlich essenziell sind und welche nicht.
Schritt 2: Schnelle Erledigungen – Was kannst du sofort abhaken?
Sobald deine Liste steht, geh sie durch und markiere die Aufgaben, die du in wenigen Minuten erledigen kannst. Ein kurzer Anruf, das Abrufen einer wichtigen E-Mail oder das Vereinbaren eines Zahnarzttermins – all das dauert oft nicht länger als fünf bis zehn Minuten.
Indem du diese kleinen Aufgaben sofort erledigst, verkürzt sich nicht nur deine Liste, sondern du erzeugst auch erste Erfolgserlebnisse, die dich motivieren.
Solltest du unglaublich viele kleine Dinge auf deiner Liste haben, setz dir ein Zeitlimit. Nimm dir zum Beispiel eine Stunde lang vor, nur die kleinen Aufgaben abzuarbeiten und danach zu stoppen. Innerhalb dieser einen Stunde hast du dann die Liste hoffentlich schon etwas reduziert und ein kleines Erfolgsgefühl gehabt.
Schritt 3: Delegieren – Gib Aufgaben ab, die nicht unbedingt nur du erledigen musst
Oft glauben wir, alles selbst machen zu müssen – dabei ist das gar nicht notwendig. Überlege, welche Aufgaben du an andere delegieren kannst. Vielleicht kannst du das Geburtstagsgeschenk für eine Freundin gemeinsam organisieren oder einen Kollegen um Unterstützung bitten, wenn es um organisatorische Aufgaben geht.
Delegieren hilft dir nicht nur, deine Liste zu verkürzen, sondern entlastet dich auch emotional und sorgt dafür, dass du dich auf die wesentlichen Dinge konzentrierst.
Schritt 4: Unwichtige Aufgaben streichen – Fokussiere dich auf das Wesentliche
Nachdem du schnelle Erledigungen markiert und Delegationsmöglichkeiten geprüft hast, solltest du den Rest deiner Liste kritisch hinterfragen. Was ist wirklich wichtig und dringend?
Erstelle eine separate Liste für Aufgaben, die weder eilig noch wichtig sind – zum Beispiel das Aufräumen des Kleiderschranks oder das Durchstöbern alter Fotos. Diese Liste legst du beiseite und bearbeitest sie später, wenn du mehr Zeit hast. So bleibst du fokussiert auf das, was wirklich zählt.
Pro Tipp: Frag dich auch, ob alle Aufgaben nicht nur erledigt werden müssen, sondern auch in genau diesem Umfang. Vielleicht reich auch eine kleinere Version davon? Muss zum Beispiel der Geburtstagskuchen für deine Freundin wirklich selbst gebacken sein? Vielleicht reicht es auch, wenn du diesmal einen kaufst? Versuche den Umfang von verschiedenen Aufgaben zu reduzieren.
Schritt 5: Priorisiere nach deinen Zielen – Was bringt dich voran?
Nun geht es darum, den verbleibenden Aufgaben Prioritäten zuzuordnen. Überlege, welche Tätigkeiten dich deinen langfristigen Zielen näher bringen oder welche, wenn sie nicht erledigt werden, diese gefährden könnten.
Beispielsweise kann das Versäumen von wichtigen Terminen oder das Vernachlässigen der eigenen Gesundheit (wie Zahnarztbesuche) langfristig große Folgen haben. Teile deine Aufgaben in zwei Kategorien:
- Aufgaben, die deine Ziele gefährden, wenn sie nicht erledigt werden.
- Aufgaben, die dich aktiv deinen Zielen näher bringen.
- Diese Differenzierung hilft dir dabei, bewusst zu entscheiden, was du zuerst angehst. Fokussiere dich vor allem auf jene Aufgaben, die entweder den größten Schaden vermeiden oder den größten Fortschritt bewirken.
Schritt 6: Plane deine Aufgaben konkret ein
Hast du nun deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert, ist der nächste Schritt: die konkrete Planung. Trage die priorisierten Aufgaben in deinen Kalender ein – als feste Termine, die du dir fest reservierst.
- Zeitblöcke festlegen: Weise jeder Aufgabe einen konkreten Zeitraum zu. So weißt du genau, wann du was erledigen möchtest.
- Pufferzeiten einplanen: Plane auch kleine Pausen zwischen den Aufgaben ein, um Stress zu vermeiden und flexibel zu bleiben.
- To-Do-Listen-App nutzen: Digitale Tools wie Trello, Asana oder Todoist können dir helfen, deine Aufgaben effizient zu managen und stets den Überblick zu behalten.
Durch die Planung bekommst du nicht nur einen strukturierten Tagesablauf, sondern kannst auch leichter verfolgen, was du bereits erreicht hast.
Zusätzliche Strategien für mehr Prioritäten-Management
Neben den grundlegenden Schritten gibt es noch einige effektive Methoden, die dir helfen können, deinen Alltag besser zu organisieren und Überforderung zu vermeiden.
1. Frage dich: „Was ist mein One Thing?“
Gary Keller beschreibt in seinem Buch „The One Thing“ das Konzept, jeden Tag eine zentrale Aufgabe zu definieren, die den größten Einfluss auf deine Ziele hat.
Tipp: Reserviere jeden Morgen einen festen Zeitblock nur für dein „One Thing“. Diese eine Aufgabe zu erledigen, verschafft dir ein starkes Erfolgserlebnis und motiviert dich, den Rest des Tages produktiver zu gestalten.
2. Iss den Frosch – Starte mit der unangenehmsten Aufgabe
Brian Tracy erklärt in seinem Buch „Eat the Frog“, dass du gleich zu Beginn deines Arbeitstages die unangenehmste oder wichtigste Aufgabe erledigen solltest. Den Frosch.
Warum? Sobald du den „Frosch“ gegessen hast, fällt dir der Rest des Tages leichter. Die unangenehme Aufgabe wird nicht mehr ständig in deinem Hinterkopf herumschwirren und deine Konzentration stören.
Tipp: Mache dir eine Liste der „Frösche“ – also der Aufgaben, die du immer aufschiebst – und setze sie als Priorität an den Anfang deines Tages.
3. Nutze ein Feierabend-Ritual für deine Aufgaben
Mach es zu deinem Ritual, dass du als letzten Schritt vor dem Feierabend, dir einmal deine Aufgaben-Liste vornimmst und schaust, ob noch alles aktuell ist. Sind Aufgaben erledigt, die du noch nicht abgehakt hast? Sind neue Aufgaben dazu gekommen? Haben sich Prioritäten geändert?
In dem du diesen Schritt zum Feierabend machst, kannst du sicherstellen, dass deine Liste immer aktuell ist und du kannst damit außerdem den Kopf besser abschalten, wenn du die Tendenz dazu hast, abends immer über die To-Do Liste für den nächsten Tag nachzudenken.