Prioritäten setzen: Wenn dir alles über den Kopf wächst

Prioritäten setzen: Vor ein paar Wochen habe ich bereits darüber geschrieben, was helfen kann, wenn du dich aktuell völlig überfordert fühlst. Dabei ging es eher darum, mit den dazugehörigen Emotionen umzugehen und dabei sicher zu stellen, dass diese uns nicht übermannen und anfangen uns zu lähmen. 

In diesem Artikel geht es eher darum, wie du es schaffst bessere Prioritäten zu setzen, wenn du einfach unglaublich viel zu tun hast. Denn selbst wenn du es schaffst deine Emotionen bei Überforderung einigermaßen in den Griff zu bekommen, steht dir ja meistens trotzdem noch das Abarbeiten von den entsprechenden Aufgaben, die die Überforderungen bei dir auslösen, bevor. 

Selbst wenn du aktuell nicht überfordert bist, kannst du dir diese Tipps natürlich zu Herzen nehmen 😉

Nehmen wir uns also deine Situation mal vor. Wenn du aktuell super viel zu tun hast, dann nimm dir am Besten einen größeren Zeitblock vor um endlich mal eine Ordnung und Priorität in deine Aufgaben zu bekommen. 

Wie jetzt? Ich hab so viel zu tun und jetzt soll ich auch noch Zeit damit verschwenden, meine Aufgaben zu sortieren?

Genau! Denn es ist wichtig, dass du dir einen genauen Plan und Struktur machst. Zum einen, fühlst du dich deutlich entspannter wenn du genau weißt was wann zu tun ist. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass du diesen Plan auch nach den richtigen Prioritäten abarbeitest anstatt einfach irgendwie zu machen und am Ende dann nicht die wichtigen Aufgaben erledigst. 

Wie setzen wir nun am besten unsere Prioritäten?

1. Schreib dir als erstes alles auf

Als erstes nimmt du dir einen riesigen Bogen Papier oder öffnest ein Word-Dokument und schreibst alles auf, was dir einfällt. Wirklich alles. Auch wenn die Dinge nicht wichtig oder dringlich sind. (Wie zum Beispiel endlich mal das Fotoalbum von der letzten Reise fertig zu machen.)

2. Was kannst du direkt erledigen?

Schau dir jetzt mal deine Liste an und überlege dir, welche Aufgaben wirklich nur ein paar Minuten dauern und direkt erledigt werden können. Ein Anruf zum Zahnarzt um endlich einen Termin zu machen dauert meistens ja nur ein paar Minuten. Direkt erledigen! Damit verkürzt du deine Liste, verbuchst die ersten Erfolgserlebnisse und es kommt dir direkt viel weniger beängstigend vor. 

3. Was kannst du delegieren?

Als nächstes schaust du, welche der Aufgaben du alles delegieren kannst. Du musst selten alles alleine machen. Welche Aufgaben davon kannst du vielleicht abgeben? Das Geburtstagsgeschenk für eine Freundin? Vielleicht kannst du eine andere Freundin fragen ob ihr nicht etwas zusammen schenken wollt und bestimmt hat sie dann auch Zeit um das Geschenk auch zu besorgen 😉. Irgendetwas mit deinem Vermieter klären – vielleicht kann das auch dein Partner erledigen? Vielleicht kannst du manche Aufgaben an Kollegen delegieren? Versuche dadurch deine List schon kürzen. 

4. Entferne alles, was weder eilig noch wichtig ist

Hoffentlich ist deine Liste jetzt schon etwas kürzer. Als nächstes wollen wir sie direkt noch mehr kürzen. Nimm dir ein neues Papier oder Dokument und schreibe dort all die Dinge auf, die weder wichtig noch eilig sind. Wenn du beispielsweise dir schon seit längerem vornimmst deinen Kleiderschrank aufzuräumen, dann schreib das dort auf. Denn, seien wir mal ehrlich, das ist in den seltensten Fällen weder eilig noch wichtig. Und Schwupp, ist deine Liste direkt wieder ein bisschen kürzer.  Diese extra Liste legst du beiseite und kannst sie dir wieder vornehmen, wenn du mal Zeit hast.

5. Was würde deine Ziele gefährden? Oder dich deinem Ziel näher bringen?

Überprüfe nun die restlichen Dinge, die auf deiner Liste stellen darauf, ob sie dich entweder deinen Zielen näher bringen oder aber deine Ziele auf jeden Fall gefährden, wenn du sie nicht erledigst. Unterteile deine Aufgaben nochmal in diese zwei Kategorien. Zum Beispiel – die Hausarbeit für die Uni nicht erledigen, könnte dazu führen, dass du den Kurs nicht bestehst. Gefährdet also deine Ziele. Die extra Fortbildung zu machen bringt dich vielleicht näher an deine Ziele, aber sie nicht zu machen, bringt deine Ziele nicht unbedingt in Gefahr.
Übrigens würde ich auch Dinge, wie Zahnarztbesuche zu den Dingen zählen, die deine Ziele gefährden würden, wenn du nicht hingehst. Ganz besonders wenn dein Zahn schon schmerzt – fehlende Gesundheit könnte alle anderen Ziele von dir in Gefahr bringen.

6. Plane alles ein

Jetzt hast du theoretisch noch zwei, hoffentlich deutlich gekürzte, Listen. Die Dinge, die unbedingt erledigt werden müssten, weil sie ansonsten deine Ziele in Gefahr bringen und die Dinge, die dich näher an dein Ziel bringen. Mit der ersten Liste fängst du an und sortierst sie nach zeitlicher Priorität. Für jede dieser Aufgaben findest du jetzt einen Platz in deinem Terminkalender und planst sie als feste Termine ein. So hast du einen ganz genauen Überblick wann was erledigt wird. Das gleiche machst du dann auch für deine zweite Liste.

Hoffentlich, hast du jetzt ein besseres Gefühl bei deinen vielen, vielen Aufgaben. Prioritäten sollten so hoffentlich klar sein und du kannst entspannter an alles rangehen. 

Zwei weitere Tipps, die du generell anwenden kannst um bessere Prioritäten zu setzen habe ich noch.

Frage dich – Was ist dein „One Thing“?

Gary Keller stellt in seinem Buch „The One Thing“, das Konzept vor, dass er jeden Morgen einen Batzen an Zeit nur für sein „One Thing“ reserviert. Unter seinem One Thing versteht er die eine Sache, die er machen muss um seinen Zielen näher zu kommen. Auf diese Art und Weise, kannst du verhindern, dass du den ganzen Tag nur mit unwichtigem Kleinkram beschäftig bist, denn du hast die wichtigen Dinge ja direkt Morgens abgearbeitet. 

Iss den Frosch!

Ein sehr ähnliches Konzept stellt Brian Tracy in seinem Buch „Iss den Frosch“ vor. Dabei geht es darum, dass du als erstes, wenn du morgens anfängst zu arbeiten, deinen Frosch erledigst. Unter Frosch versteht er die Aufgabe, die wichtig ist und die du trotzdem am wahrscheinlichsten aufschiebst. Zum Beispiel, weil du sie unangenehmen findest. Steuern, Zahnarzttermine, Buchhaltung – das sind meine typischen Frösche. Dadurch, dass du die Frösche direkt Morgens erledigst, schwirren dir die negativen Aufgaben nicht mehr den ganzen Tag im Hinterkopf rum und belasten dich weniger. Außerdem sorgt die Tatsache, dass du sie direkt erledigt hast, für ein Erfolgsgefühl und Motivationskick. 

Zum Abschluss möchte ich noch mal betonen, wie wichtig auch der emotionale Anteil bei Überforderung ist. Wenn dir alles über den Kopf wächst kann es sehr gut helfen, sich ganz rational an Strukturen und Prioritäten zu setzen. Dennoch, versuche auch den emotionalen Anteil nicht zu vernachlässigen. Plane dir also auch Pausen mit ein. Nimm dir Zeit für Freundschaften und Familie. Nimm dir Zeit für Sport und Self-Care.

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