Fokussierter arbeiten: Tipps für laserscharfen Fokus während der Arbeit

Na kennst du das, wenn du den ganzen Tag irgendwie beschäftigt bist und auch arbeitest, aber so richtig etwas geschafft hast du nicht? Fokussierter arbeiten – das wünscht du dir, aber irgendwie hast du ständig das Gefühl nur so halb bei der Sache zu sein? Wenn du dich endlich mal richtig auf die Arbeit fokussieren würdest, dann könntest du so viel mehr schaffen. 

Herzlichen Glückwunsch, du bist damit absolut nicht alleine. Wir sind eben alle nur Menschen. 

Tatsächlich ist fokussiertes Arbeiten für die meisten Menschen wirklich schwierig. Warum? Unser Gehirn ist nicht dafür gemacht. Oder zumindest nur begrenzt. Die typischen Arbeitstage von 8 Stunden, sind, zumindest wenn man versucht sich die ganze Zeit zu konzentrieren, für unser Gehirn viel zu lang.

Oft hält uns auch unsere Umgebung vom fokussierten Arbeiten ab. Das können Kollegen sein, die in dein Büro kommen und dich mal eben etwas fragen wollen. Oder die Tatsache, dass du sowieso schon in einem Großraumbüro sitzt (Erfindung aus der Hölle, mal ehrlich!). Vielleicht sind es Telefonanrufe, die dich mitten aus der Arbeit reißen, oder e-Mails und Social Media, die halt einfach zu verführerisch sind. 

Angeblich ist jeder 10. im Schnitt bis zu einer Stunde pro Tag im Job abgelenkt und das alleine durch private Themen. Eine Stunde pro Tag Ablenkung durch private Themen! Dazu kommen dann natürlich noch berufliche Unterbrechungen, wie Kollegen, Anrufe oder e-Mails. 

Im Schnitt wechseln wir alle 3 Minuten zwischen den Aufgaben hin und her. Wenn diese Zahl nur ansatzweise stimmt, dann ist es ja auch gar kein Wunder, dass wir nicht fokussiert arbeiten können. Erst habe ich mich gefragt, was das für Menschen sind, und besonders welche Arbeitsaufgaben sie haben, die alle drei Minuten wechseln. Dann ist mir eingefallen, wie ich mich mal im Studium dabei erwischt habe, wie ich beim Schreiben meiner Masterarbeit mitten im Satz aufgehört habe um Facebook zu checken. Upsi. 

Wenn wir ständig zwischen den Aufgaben hin und her wechseln, dann entstehen Wechselkosten. Wechselkosten beschreiben die verloren Zeit und Aufmerksamkeit durch das Unterbrechen einer Aufgabe. Die Wahrscheinlichkeit, dass wir mehr Fehler machen und die Qualität unserer Arbeit leidet ist sehr hoch. Außerdem brauchen wir wieder einen Moment, gerade wenn es komplexe Aufgaben sind, um uns zurück ins Thema zu finden. Das können zwischen einer bis 15 Minuten sein. 

Aufgrund der Wechselkosten ist übrigens Multi-tasking so schlecht für fokussiertes Arbeiten. Denn Multi-Tasking ist eigentlich ein Mythos. Nur sehr, sehr wenige Dinge sind so unterschiedlich von der Verarbeitungen im Gehirn, dass wir sie gleichzeitig machen können, ohne dass wir mit Wechselkosten bezahlen müssen. (Bügeln und Hörbuch hören – das klappt.) Denn eigentlich verarbeitet unser Gehirn die Aufgaben dennoch nach einander. Weil unser Gehirn aber sehr fix sein kann, kommt es uns manchmal so vor, als würden wir manche Aufgaben gleichzeitig erledigen. Ist aber meistens nicht der Fall und führt eher dazu, dass wir in unserem Kopf ein „kognitives Ping-Pong“ passiert – also ein ständiges hin und her Springen zwischen den Aufgaben. Das sorgt dann nicht nur dafür, dass wir uns nie so richtig tief in ein Thema reindenken können, sondern sorgt auch für reduzierte Qualität unserer Arbeit und in den meisten Fällen dann auch für Stress und schlechte Laune. Multi-Tasking ist also Gift für fokussiertes Arbeiten. 

Übrigens gab es sogar ein Experiment, dass gezeigt hat, dass Kiffen weniger schlimm ist als Ablenkungen für unsere Arbeitsleistung. Ist kein Witz. Die Teilnehmer haben mehrere Aufgaben bekommen, die sie lösen mussten. Die Teilnehmer, die nicht unterbrochen wurden, zeigten die besten Ergebnisse. Aber tatsächlich waren Teilnehmer die bekifft waren, aber dafür nicht abgelenkt wurden, besser als Teilnehmer die während der Aufgaben mehrmals unterbrochen wurden (dafür aber nicht bekifft waren). 

Was kannst du also tun um fokussiert zu arbeiten?

Leg dein Smartphone weg

Jaaa, das gute Smartphone. Für fokussiertes Arbeiten, solltest du dein Smartphone möglichst weit weg von dir legen, wenn du es nicht unbedingt zum Arbeiten brauchst. Und zwar am besten direkt in einen anderen Raum. Das Smartphone ist eine unserer größten Ablenkung. Aber nicht nur, wenn es piepst oder aufleuchtet, greifen wir danach. Sondern inzwischen sind wir schon fast süchtig danach und immer mehr Menschen greifen automatisch alle paar Minuten nach ihrem Handy. Deswegen, es reicht nicht das Handy beiseite zu legen, sondern lege es direkt in einen anderen Raum. Je erreichbarer es für uns ist, desto eher sind wir auch geneigt nochmal danach zu greifen – selbst wenn wir dafür aufstehen müssten. Außerdem, und das finde ich wirklich erschreckend – je erreichbarer das Handy für uns ist, desto mehr nimmt unsere kognitive Leistung ab – auch wenn du nicht danach greifst! Verrückt, oder? Es reicht also nicht das Handy in die Tasche oder Schreibtischschublade zu stecken – leg es so weit weg wie möglich. 

Plane feste Zeiten ein

Damit ich mich nicht selber ablenken kann und zwischen den Aufgaben hin und her springe, nutze ich nicht nur einfache To-Do Listen, sondern plane mir die genauen Zeiten wann ich welche Aufgaben erledige in meinen Kalender ein. Das hat den Vorteil, dass ich ganz genau weiß, was an dem Tag erledigt wird. Während ich diesen Blogartikel schreibe, muss ich nicht nebenbei meine e-Mails auf haben und schnell darauf antworten, weil ich genau weiß, dass ich für später noch einen „Termin“ dafür eingeplant habe. Außerdem hat es auch den Vorteil, dass ich meine Aufgaben in meiner vorgegebenen Zeit fertig haben „muss“. Wenn ich für eine Aufgabe eine halbe Stunde eingeplant habe, dann brauche ich auch oft nur eine halbe Stunde. Habe ich die Aufgabe einfach nur auf meiner Liste stehen, brauche ich dann oft sehr viel länger. Weil ich faulenze oder mich ablenke. Ablenken gibt es nicht, wenn ich die Aufgabe fest  eingeplant habe, denn das würde bedeuten, dass es meinen ganzen Terminplan durcheinander bringt. 

Bündel deine Aufgaben

Um Wechselkosten zu vermeiden, versuche deine Aufgaben zu bündeln. Damit meine ich, dass du ähnliche Aufgaben nacheinander machst. Zum Beispiel erledigst du alle Telefonate nacheinander, beantwortest alle e-Mails nacheinander. Damit hast du den Vorteil, dass du eben nicht ständig zwischen den Aufgaben hin und her springen musst, dir damit also Wechselkosten sparst. Zum Beispiel versuche ich immer alles was irgendwie mit Schreiben zu tun hat, auf einen Tag zu legen. Also Blogposts, Instagram Posts, Newsletter. Denn wenn ich einmal im Schreibfluss drin bin, dann läuft es. Müsste ich mich jeden Tag wieder reinfinden, würde mir wahnsinnig viel Zeit verloren gehen. 

Ordnung auf dem Schreibtisch/im Büro

Es klingt fast banal, aber ein ordentlicher Schreibtisch und ein ordentliches Büro sind super wichtig für fokussiertes Arbeiten. Denn zum einen, kann es dich natürlich deinen Arbeitsfluss kosten, wenn du nicht weißt, wo Dokumente sind und du erstmal ewig nach dem richtigen Material suchen musst um eine Aufgabe zu erledigen. Hallo Zeitverschwendung! Aber noch viel wichtiger ist, dass dein Gehirn jeden Kleinkram der sich um dich befindet wahrnimmt und verarbeitet. Je mach Zeug du also rumliegen hast, je mehr Chaos in deinem Zimmer herrscht, desto mehr muss dein Gehirn verarbeiten und desto schwieriger ist es, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. 

Pausen machen

Mache regelmäßig Pausen und schlafe genug! Pausen und Schlaf fliegen oft als erstes aus dem Fenster, wenn wir viel zu tun haben. Aber, Pausen sind oft das produktivste was man machen kann. Genug Pausen und genug Schlaf sind super wichtig für fokussiertes Arbeiten. Ein weiterer Vorteil von Pausen ist auch, dass unser Gehirn oft an den Herausforderungen und Problem unterbewusst weiter arbeitet, sodass wir nach der Pause vielleicht endlich auf die Lösung für das Problem kommen, an dem wir schon den ganzen Vormittag sitzen. 

​Könnte dir auch gefallen:

Selbstvertrauen stärken: An sich selbst glauben

7 Tipps bei Überforderung

5 Denkfehler, die dich unglücklich machen

Lust auf mehr? Melde dich doch für meinen Newsletter an!